Wspólnota mieszkaniowa, krótko mówiąc, ma za zadanie dbać o części wspólne nieruchomości – grunt, otoczenie, klatkę schodową, dach, instalacje itp. Członkowie wspólnoty razem (proporcjonalnie) ponoszą koszty utrzymania tych części, a każdy z nich ma prawo głosu przy podejmowaniu decyzji dotyczących np. wysokości funduszu remontowego, przeznaczenia tych środków czy wyboru firmy, która będzie świadczyć określone usługi.
Wspólnota mieszkaniowa jako taka nie ma osobowości prawnej, nie jest podmiotem gospodarczym i nie posiada majątku. Ma jednak ułomną osobowość prawną. Może w imieniu swoich członków zaciągać zobowiązania, nabywać prawa, a także dochodzić swoich roszczeń przed sądem. Zarówno jako strona pozywająca, jak i pozwana. Chociaż przeważnie korzysta ze zwolnienia podmiotowego, jest również podmiotem w myśl ustawy o podatku VAT. Może się zdarzyć, że będzie ją obowiązywał split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności.
W myśl najnowszych przepisów mała wspólnota mieszkaniowa to najwyżej trzy wyodrębnione lokale (wcześniej 7). Dla takiej wspólnoty przy zarządzaniu obowiązują przepisy o współwłasności z Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego. Każdy współwłaściciel jest więc zobowiązany do współdziałania w zarządzie wspólnoty.
Do podjęcia czynności obejmujących zwykły zarząd (prace konserwatorskie, utrzymanie właściwego stanu nieruchomości, bieżące rozliczenia) wymagana jest zgoda większości właścicieli, dla działań przekraczających zakres zwykłego zarządu – wszystkich.
Jeśli właścicieli jest więcej niż trzech, jest to już duża wspólnota mieszkaniowa i obowiązuje ją ustawa o własności lokali (potocznie zwana ustawą o wspólnotach mieszkaniowych). W myśl jej zapisów taka wspólnota musi mieć zarząd i to właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o jego powołaniu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna, ale nie musi być ona właścicielem lokalu. Zarząd może być jedno- lub wieloosobowy.
Różnicą w stosunku do małej wspólnoty mieszkaniowej jest to, że czynności zwykłego zarządu zarząd podejmuje samodzielnie, natomiast czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu (kwestie finansowe, plan gospodarczy, czy zmiany dotyczące całej nieruchomości), wymagają zgody większości właścicieli. Zgoda ta oraz ewentualne pełnomocnictwa dla zarządu, udzielane są w formie uchwały wspólnoty.
Uchwały mogą być podejmowane na zebraniach członków wspólnoty. Ustawodawca przewidział jednak, że może być to kłopotliwe, więc istnieje również druga forma – indywidualne zbieranie głosów przez zarząd. Możliwe jest połączenie tych dwóch sposobów.
Uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali.
Ponieważ głosowanie we wspólnocie może być realizowane w różny sposób, poza sytuacją, gdy uchwała zapada na zebraniu, każdy z właścicieli powinien być poinformowany o jej treści na piśmie.
W sytuacji, gdy nie uda się w danej sprawie uzyskać wymaganej większości głosów, zarząd może zwrócić się do sądu o jej rozstrzygnięcie. Właściciele z kolei mają prawo zaskarżenia uchwał, gdy w ich ocenie naruszają one zasady prawa lub współpracy albo w inny sposób naruszają ich interesy.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej przede wszystkim kieruje jej sprawami bieżącymi.
Wymaga to nie tylko dużego zaangażowania, a zatem dobrej organizacji, czasu i dyspozycyjności, ale również znajomości zagadnień prawnych. Tego wszystkiego nie da się zrobić po godzinach, z doskoku. Pewnie dlatego mało kto rwie się do pełnienia tej funkcji.
Ustawa nakłada na wspólnotę mieszkaniową obowiązek powołania zarządu. Dopuszczalne jest przekazanie części czynności administratorowi wspólnoty. Będzie on wykonywał praktyczne zadania ustalone przez zarząd, ale nie będzie miał decyzyjności. Czasem jednak najprostszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się być przekazanie zarządu firmie lub osobie z zewnątrz, która profesjonalnie zajmie się wszystkimi obowiązkami zarządu, czyli zarządcy. Taka forma to zarząd powierzony.
Jeśli w ramach wspólnoty nie można dojść do porozumienia w sprawie powołania zarządu, każdy z jej członków może wystąpić do sądu o ustalenie zarządcy przymusowego. Sąd odgórnie wybierze zarząd lub przekaże go licencjonowanemu zarządcy.
Zarządca nieruchomości jest profesjonalistą, od którego wymagane jest posiadanie stosownej licencji. Zarządzanie jest jego pracą zawodową i z urzędu wymaga znajomości odpowiednich przepisów i procedur. Zarządca również odpowiada za wszystko, co się wiąże z prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości. Zarówno w zakresie codziennej opieki (dbanie o czystość, teren wokół, konserwację urządzeń i instalacji), ale również za kwestie formalno-prawne (umowy z wykonawcami, rozliczenia z właścicielami, prowadzenie wymaganej dokumentacji) i finansowe. Dzięki znajomości przepisów może przygotowywać i opiniować projekty uchwał. Umie też doradzić jakie czynności podejmować na rzecz wspólnoty, aby służyły one mieszkańcom i nie generowały zbędnych kosztów. Za swoje działania ponosi pełną odpowiedzialność prawną oraz odpowiedzialność zawodową. Musi zatem posiadać polisę OC. To kolejny ważny argument – w zarządzie właścicielskim każdy z członków odpowiada własnym majątkiem za naruszenia czy niedopatrzenia, w zarządzie powierzonym odpowiada zarządca.
Wielu właścicieli wspólnot obawia się jednak powierzenia zarządzania nią podmiotom zewnętrznym. Boją się utraty kontroli nad tym co się dzieje, nad finansami, nad gospodarnością. Tymczasem sama ustawa daje właścicielom lokali prawo do odwołania lub zmiany w dowolnym momencie. Dotyczy to zarówno poszczególnych członków, jak i całego zarządu. Niezależnie czy będzie to zarząd właścicielski, czy powierzony. Uchwała taka nie wymaga uzasadnienia.
W przypadku, gdy wspólnota nie jest zadowolona z tego jak swoje obowiązki wykonuje zarząd, nie wskazane jest jednak podejmowanie pochopnych decyzji. Trzeba najpierw sprawdzić, czy wina leży faktycznie po stronie zarządu. Czasem wśród jego członków jest konflikt i nie liczy się dla nich interes wspólnoty, tylko osobiste rozgrywki. Czasem jednak problemem może być źle układająca się współpraca z administratorem nieruchomości, któremu zarząd zleca określone czynności, a ten ich nie realizuje. W takim przypadku zmiana zarządu niewiele wniesie, za to dużo może zmienić zmiana administratora.
Jeśli jednak podejrzewamy, że faktycznie zarząd celowo działa na niekorzyść wspólnoty, każdemu członkowi wspólnoty przysługuje prawo do wglądu do dokumentów, a zatem przeprowadzenia audytu działań zarządu i sprawdzenia, w jaki sposób realizowane są kwestie:
Nie da się jednak ukryć, że sprawdzenie, czy wszystko jest realizowane prawidłowo i zgodnie z przepisami wymaga wiedzy merytorycznej i prawniczej. W przypadku wątpliwości do rzetelności działania zarządu audyt można (i warto) zlecić specjalistycznej firmie np. Centrum Usług Rynku Nieruchomości CURN
W przypadku delegowania zadań zarządu na zewnątrz dobrą praktyką może być również rozdzielenie księgowości wspólnoty od zarządcy. Wówczas, nawet jeśli jedno z nich się nie sprawdzi, nie ryzykujemy utraty dostępu do ważnych dokumentów.
Chociaż na pierwszy rzut oka spółdzielnia i wspólnota mają z punktu widzenia ich członków, podobne cele i zadania, to warunki ich funkcjonowania są dosyć mocno odmienne. Zasady funkcjonowania spółdzielni reguluje ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych. O różnicach pomiędzy mieszkaniem własnościowym a spółdzielczym pisaliśmy w jednym z artykułów. Najważniejsze z punktu widzenia mieszkańców są dwie różnice:
Dlatego kupując mieszkanie, warto wiedzieć, czy to mieszkanie własnościowe i dołączymy do wspólnoty mieszkaniowej, czy kupujemy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Niezależnie od tego, dobrze też rozejrzeć się, w jakim stanie jest sama nieruchomość (część wspólna) oraz jej otoczenie. To może świadczyć o tym, jak sprawny i kompetentny jest zarządca. Nie zaszkodzi porozmawiać z mieszkańcami, jak wygląda współpraca z zarządem lub administratorem.
